Маркированные конверты учет. Учет денежных документов
Предприятие находится на традиционной системе налогообложения. Порядок отражения маркированных и не маркированных конвертов в учете?
Немаркированные конверты отражайте в составе канцелярских принадлежностей (счет 10), а маркированные конверты в составе денежных документов и при использовании в деятельности списывайте по основанию, установленному в учетной политике (п.4 ст. 252 НК РФ).
В налоговом учете затраты на приобретение непромаркированных конвертов могут быть учтены как затраты на приобретение канцелярских товаров, т.е. в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основание – (см. Решение Арбитражного суда г. Москва от 17.08.2006, 18.08.2006 № А40-10124/06-90-55).
А вот в Решениях Арбитражного суда г. Москвы от 23.11.2005, 05.12.2005 № А40-55022/05-99-343, от 06.07.2005 № А40-15236/05-114-111 суды указали на возможность использования налогоплательщиком подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
В силу подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на почтовые услуги.
Например, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.08.2007 № А56-51990/2006 суд установил, что в доказательство произведенных расходов налогоплательщик представил авансовые отчеты и накладные со штампом почтового отделения с указанием количества и стоимости проданных марок. Как указал суд, указанные документы являются надлежащим доказательством произведенных расходов. Поэтому маркированные конверты в бухгалтерском учете следует отразить в составе денежных документов:
Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) маркированные конверты;
Дебет 71 (73, 26, 91-2...) Кредит 50-3
А в налоговом учете выбрать основание для признания расходов. Если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip - версия
Рекомендация: Как организовать учет денежных документов
Что относится к денежным документам
К денежным документам относятся:
– проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);
– денежные талоны на бензин ;
– путевки, приобретенные организацией ;
– почтовые марки;
– другие аналогичные документы.
Ценные бумаги, приобретенные у других компаний: акции, облигации, векселя и т. п., к денежным документам не относятся. Обязательства, которые связаны с ними, нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а не на счете 50 «Касса». Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 19/02.
Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности . Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности , и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим. Например, в учете организации, купившей авиабилеты, они будут отражаться на счете 50-3 . А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 006 .
Хранение денежных документов
Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов ). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.
Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:*
Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) денежные документы;
Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.
Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов ).
Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов , письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01 ).
О том, как учесть НДС, выделенный в поступившем счете-фактуре, если не соблюдены условия вычета, см. Как отразить НДС в бухучете и при налогообложении .
Учет движения денежных документов
Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3)
Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.
Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов . Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
Ситуация: как отразить в бухучете операции по приобретению талонов на захоронение отходов: как денежные документы или как авансы выданные
Дата публикации 30.05.2017
Использован релиз 2.0.49.24
Приобретение маркированных конвертов и их списание в связи с порчей
Бюджетное учреждение БОУ СПО «Машиностроительный колледж» приобрело почтовые маркированные конверты по безналичному расчету на общую сумму 500 руб. В результате порчи списана часть конвертов на сумму 120 руб.
Входящий
Исходящий
Внутренний
Договор, документы поставщика
Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)
Заявка на кассовый расход (ф. 0531801)
Выписка из лицевого счета бюджетного учреждения (ф. 0531962)
Выписка из лицевого счета автономного учреждения (ф. 0531963)
Приложение к Выписке из лицевого счета бюджетного (автономного) учреждения (ф. 0531967)
Акт порчи денежных документов
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086)
Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
1. Поступление денежных документов в кассу
1.1. Для отражения поступления денежных документов в кассу учреждения используется документ в разделе (рис. 1).
1.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис. 2):
1.3. На закладке Расшифровка платежа (рис. 3):
- Указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма , КФО , КПС .
- Денежный документ — элемент справочника Денежные документы , где указывается информация о наименовании, единице измерения и номинале денежного документа.
- Количество — количество поступивших денежных документов.
- Сумма — определяется автоматически, если в справочнике Денежные документы указана номинальная стоимость, либо заполняется вручную.
- Лицевой счет — счет учреждения, с которого происходит оплата по договору.
- Получатель платежа — организация, являющаяся получателем средств.
- На закладке Заявка указывается Договор — документ-основание, подтверждающий возникновение денежного обязательства, для оплаты которого представляется заявка.
- На закладке Ордер : Дебет Кор.счет — счет 401.10 «Доходы текущего финансового года» и необходимая аналитика, Кредит Счет — счет 201.35 «Денежные документы» (значение устанавливается по умолчанию).
- Флаг Оплачено (рис. 15) устанавливается для отражения расходного кассового ордера в учете.
- приобретение маркированных конвертов – подстатья КОСГУ 221 «Услуги связи»;
- приобретение немаркированных конвертов для проведения мероприятий по награждению сотрудников – статья КОСГУ 290 «Прочие расходы»;
- приобретение немаркированных конвертов в остальных случаях – статья КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
- Выплаты по ОСАГО Компенсация какого рода полагается по полису ОСАГО при ДТП? Выплаты по ОСАГО при дорожно-транспортном происшествии (ДТП) полагаются пострадавшей стороне и компенсируют: вред, причиненный имуществу; вред, причиненный […]
- Внесены изменения в закон об ОСАГО Владимир Путин подписал Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» и отдельные законодательные […]
- Работа Секретарь судебного заседания Секретарь судебного заседания Новая Секретарь судебного заседания Секретарь суда / Секретарь судебного заседания (помощник судьи) Государственный судебный эксперт Судебный исполнитель Исполнение […]
- Возврат подоходного налога по ставке 13% (покупка жилья, ипотека, обучение, лечение, пенсионные взносы) Что необходимо, чтобы вернуть подоходный налог? По результатам налоговой декларации 3-НДФЛ осуществляется возврат налога на доходы […]
- Калькулятор расчёта суммы, кратной прожиточному минимуму в регионе Калькулятор производит расчёт индексации размера алиментов по ст. 117 СК РФ Производится расчёт индексации по уровню прожиточного минимума для соответствующей […]
- Нижегородская область Дата обновления: 25.07.2018 Чтобы заказать выписку из ЕГРН (бывший ЕГРП) для объектов недвижимости Нижегородской области, выберите необходимый адрес в рубрикаторе или на кадастровой карте ниже. Адрес Россия, […]
1.4. На закладке Бухгалтерская операция необходимо указать Типовую операцию — Поступление денежных документов от контрагентов (302) .
1.5. Флаг Оплачено (рис. 3) устанавливается для отражения приходного кассового ордера в учете.
1.6. Документ Приходный кассовый ордер (фондовый) формирует следующие бухгалтерские записи (рис. 4):
1.7. После проведения документа по кнопке Печать (рис. 3) можно распечатать Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) — рис. 5.
2. Перечисление денежных средств за денежные документы
2.1. Для отражения операций по списанию средств с лицевого счета, открытого в казначействе, за маркированные почтовые конверты в примере используется документ Заявка на кассовый расход (Денежные средства — Расчетно-платежные документы ) — рис. 6.
2.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис. 7):
2.3. На закладках Документ-основание и Контрагент все реквизиты заполняются автоматически и при необходимости могут быть изменены.
2.4. Закладка Расшифровка платежа (рис. 8) содержит табличную часть, в которой указывается сумма кассовой выплаты по КБК и КОСГУ для формирования Раздела 5 Расшифровка заявки на кассовый расход.
2.5. На закладке Бухгалтерская операция (рис. 9): Типовая операция — Оплата поставщикам и другие платежи (206.00, 302.00) .
2.6. Документ Заявка на кассовый расход может при проведении сформировать проводки только если изменить статус В работе и установить статус Исполнен (рис. 9). Присвоение и изменение статуса документа вручную выполняется с помощью формы Статус исполнения документа . В открывшемся окне следует включить флажок Оплачено , указать дату выписки или выбрать из списка статус Исполнен (рис. 10).
2.7. После сохранения документа Заявка на кассовый расход по кнопке Печать (рис. 9) можно распечатать Заявку на кассовый расход (ф. 0531801).
2.8. После проведения документа Заявка на кассовый расход по кнопке Печать (рис. 9) можно распечатать Бухгалтерскую справку по ф. 0504833 (рис. 11).
3. Списание стоимости испорченных денежных документов
3.1. Для отражения списания стоимости испорченных денежных документов используется документ в разделе Денежные средства — Касса организации (рис. 12).
3.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис. 13):
3.3. На закладке Расшифровка (рис. 14) указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма , КФО , КПС и КЭК .
3.4. На закладке Бухгалтерская операция (рис. 15): Типовая операция — Суммы выявленных недостач, хищений, порчи (40110172) .
3.5. Документ Расходный кассовый ордер (фондовый) формирует следующие бухгалтерские записи (рис. 16):
3.6. После проведения документа по кнопке Печать (рис.15) можно распечатать Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) — рис. 17.
4. Отчеты, формируемые на основании введенных данных
4.1. Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» регистрируются в Журнале регистрации кассовых ордеров (рис. 18), который можно сформировать в разделе Касса .
4.2. Проанализировать движение денежных документов на счете 201.35 можно с помощью регламентированного регистра Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разделе Учет и отчетность — Регистры учета и отчетность (рис. 19).
В настоящее время в учреждении контролирующим органом проводится проверка за 2015 год, в ходе которой ревизорами сделано замечание о нарушении порядка учета денежных документов (маркированных конвертов) в учреждении. Акт проверки на данный момент учреждением не получен. Как должны учитываться денежные документы (маркированные конверты)?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Денежные документы (маркированные конверты) подлежат балансовому учету на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Учет движения маркированных конвертов осуществляется путем оформления приходных и расходных кассовых ордеров с проставлением на них записи «Фондовый».
Учет операций по счету ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» и в Журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения (п. 170 Инструкции N 157н).
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый».
Маркированные конверты приходуются в кассу учреждения по номинальной стоимости на основании первичных документов поставщика либо представленного подотчетным лицом авансового отчета (с приложением к нему подтверждающих документов).
Аналитический учет по счету 0 201 35 000 следует вести в отдельных Карточках учета средств и расчетов (форма 0504051) (далее — Карточка), открываемых на каждый вид денежных документов.
Карточка открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции. В конце месяца в Карточке подсчитываются итоги по остаткам.
При необходимости отражения количественных данных Карточка может быть дополнена учреждением соответствующими графами. Измененную форму карточки следует закрепить в учетной политике учреждения.
Важно отметить, что оформленные приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» необходимо регистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, которыми оформляются операции с денежными средствами. А учет операций с денежными документами следует вести на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции N 157н). Оформление отдельных листов кассовой книги осуществляется последовательно согласно датам совершения операций.
Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру. Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным документам раздельно с денежными средствами. При этом строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Страницы кассовой книги с записью «Фондовый» формируются кассиром только за рабочие дни, когда есть остаток денежных документов в фондовой кассе или их движение.
Напомним, что бухгалтерский учет в учреждениях госсектора ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций (п. 3 Инструкции N 157н). Применительно к учету денежных документов это означает, что «кассовые» расходы будут сформированы в бухгалтерском учете при оплате денежных документов, а «фактические» — после их использования в установленном порядке.
Таким образом, списание с балансового учета денежных документов возможно только после того, как факт их использования будет подтвержден в установленном порядке.
Для подтверждения использования маркированных конвертов подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Например, к отчету могут быть приложены реестр почтовых отправлений, разработанный в учреждении (на отправку простой корреспонденции), или квитанции и описи, получаемые в почтовом отделении при отправке заказной корреспонденции, а в случае порчи конверта — испорченный конверт.
Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям (форма 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции N 157н).
Журнал открывается путем перенесения остатков на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в главную книгу (форма 0504072).
Журнал подписывается главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим его.
В заключение отметим, что на протяжении последних лет порядок ведения учета денежных документов, в том числе маркированных конвертов, не менялся.
Согласно п. 6 Инструкции 157н методы оценки отдельных видов имущества и обязательств, а также иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета, утверждаются актами субъекта учета при формировании учетной политики.
Таким образом, детальный порядок отражения в учете операций с денежными документами следует закрепить в учетной политике учреждения.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Васильева Ирина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Как учесть почтовые конверты в казенном учреждении УИС? (Зарипова М.)
Дата размещения статьи: 13.08.2015
Правила внутреннего распорядка исправительных учреждений и нормы ст. 88 УИК РФ предусматривают, что осужденные могут за счет собственных средств, заработанных в период отбывания наказания, а также за счет получаемых пенсий, социальных пособий и денежных переводов приобретать товары первой необходимости, в том числе и почтовые конверты для отправки корреспонденции.
Правила внутреннего распорядка исправительных учреждений, утв. Приказом Минюста России от 03.11.2005 N 205.
Как отразить в учете операции, связанные с оказанием услуг по отправке корреспонденции?
Согласно ст. 88 УИК РФ порядок приобретения осужденными продуктов питания, вещей, предметов и оказания дополнительных услуг устанавливается Правилами внутреннего распорядка исправительных учреждений. В соответствии с п. 100 данных Правил для продажи осужденным продуктов питания, вещей и предметов в исправительных учреждениях организуются магазины, работающие ежедневно, за исключением выходных и праздничных дней. Осужденные вправе пользоваться этими магазинами во время, отведенное распорядком дня, с учетом очередности (по отрядам и бригадам) по безналичному расчету. Следовательно, отпуск (реализация) конвертов для отправки корреспонденции осуществляется через торговые точки (ларьки, магазины) по безналичному расчету путем списания денежных средств со счетов осужденных.
Почтовые конверты — денежные документы или материалы?
По общему правилу для отправки корреспонденции используются маркированные почтовые конверты. Их приобретение может осуществляться посредством:
— приобретения маркированных конвертов;
— закупки немаркированных конвертов и марок.
От того, что закупает казенное учреждение УИС и что оно реализует, будет зависеть порядок отражения операций по учету конвертов.
По общим правилам Инструкции N 157н материалы, приобретаемые для продажи, учитываются на счете 105 08 «Товары», при этом перечень товаров может быть различным, поскольку нормы Инструкции не приводят какого-либо установленного списка, следовательно, в составе товаров могут быть и почтовые немаркированные конверты, и поздравительные открытки (п. п. 99, 124 Инструкции N 157н).
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Что касается приобретения маркированных конвертов, открыток и марок, в соответствии с нормами п. 169 Инструкции N 157н они относятся к денежным документам. Это связано с тем, что, наклеивая на конверт почтовую марку, учреждение тем самым оплачивает расходы услуг связи на отправку корреспонденции. Соответственно, расходы на приобретение данного товара оплачиваются по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ, а не по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденные Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н).
Как учитывать маркированные конверты и марки?
Маркированные конверты и марки относятся к денежным документам. В соответствии с п. 169 Инструкции N 157н денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача их из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), при этом на них делается надпись «Фондовый».
Приходные и расходные кассовые ордера с надписью «Фондовый» отмечаются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов.
Операции, связанные с использованием денежных документов, отражаются на счете 201 35 «Денежные документы». Поступление денежных документов отражается по дебету данного счета, их выдача — по кредиту.
Как учитывать немаркированные конверты?
Немаркированные конверты подлежат учету как обычные товары, приобретенные для продажи. Как мы уже отмечали, в соответствии с п. 124 Инструкции N 157н приобретенные для продажи товары следует учитывать на аналитическом счете 105 08 «Товары». Они принимаются к учету по их фактической стоимости. Учреждения, осуществляющие розничную торговлю, вправе учитывать товары, переданные в реализацию, по их розничной цене с обособленным учетом торговой надбавки (торговой скидки), учет которой производится на аналитическом счете 105 09 «Наценка на товары».
Как отразить в учете передачу (реализацию) конвертов осужденным?
Как уже было отмечено, на территории казенного учреждения УИС могут находиться магазины для обслуживания осужденных. Отпуск продуктов и товаров первой необходимости для данных лиц является для исправительного учреждения операциями по реализации, которые отражаются по коду вида деятельности 1 — бюджетная (основная) деятельность. Списание средств с лицевого счета осужденных отражается по коду 3 — средства, находящиеся во временном распоряжении.
Рассмотрим примеры отражения операций по передаче (реализации) маркированных и немаркированных конвертов в учреждении УИС.
Пример 1. Казенное учреждение УИС в июне 2013 г. приобрело за счет бюджетных средств 500 шт. маркированных конвертов на 5000 руб. Номинальная стоимость одного конверта составляет 10 руб. Приобретение конвертов осуществляется в отделении почтовой связи через подотчетное лицо. Казенное учреждение обслуживается в Федеральном казначействе. Маркированные конверты оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет ответственному лицу для передачи (продажи) их осужденным через магазин УИС.
В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai
Учет маркированных конвертов
Добрый день.
Опыта работы в бюджетных организациях я не имею, так что воспользовалась консультацией СПС «Гарант»:
Бюджетным учреждениям приобретаются марки и маркированные конверты.
Возможно ли прямое списание (отнесение сразу на расходы) марок и маркированных конвертов? На каком забалансовом счете следует вести учет марок и маркированных конвертов?
Сразу отметим, что в соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 201 35 «Денежные документы».
Ведение же учета марок и маркированных конвертов бюджетными учреждениями на забалансовых счетах положениями Инструкции N 157н, напротив, не предусмотрено.
Не предусмотрена положениями Инструкции N 157н и «Инструкции. «, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), и возможность «прямого списания» (отнесения сразу на расходы) денежных документов (марок, маркированных конвертов), минуя счет учета денежных документов.
А вот отражение в бухгалтерском учете различных фактов хозяйственной жизни учреждения (например поступление марок в учреждение, выдача из под отчет сотруднику учреждения и их списание на основании авансового отчета сотрудника), произошедших в течение одного рабочего дня, с указанием одинаковой календарной даты, напротив, будет соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению бухгалтерского учета*(1).
Так, например, в бухгалтерском учете в соответствии с положениями Инструкции N 174н могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
6 декабря
1. Дебет 0 206 21 560 Кредит 0 201 11 610
— перечислен аванс почтовому отделению за почтовые марки, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 18;
7 декабря
1. Дебет 0 302 21 830 Кредит 0 206 21 660
— получены почтовые марки;
2. Дебет 0 201 35 510 Кредит 0 302 21 730
— почтовые марки приняты к учету на основании приходного кассового ордера с пометкой «Фондовый» в кассе в составе денежных документов;
3. Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 35 610
— почтовые марки выданы по расходному кассовому ордеру с пометкой «Фондовый» подотчетному лицу;
4. Дебет 0 109 80 221 Кредит 0 208 21 660
— стоимость почтовых марок учтена в общехозяйственных расходах учреждения на основании авансового отчета сотрудника с приложенным реестром почтовых отправлений корреспонденции.
www.buhonline.ru
Учет марок и маркированных конвертов
Вопрос-ответ по теме
Сотрудник государственного казенного учреждения, работающий в структурном подразделении в области и имеющий на подотчете марки и маркированные конверты увольняется. Возможна ли передача марок с подотчета увольняющегося на подотчет другого сотрудника, минуя фондовую кассу? Возможна ли корреспонденция Дт 208.21 — Кт208.21? Каким документом можно оформить передачу?
Марки и маркированные конверты учитываются в составе денежных документов на счете 201.35.
Передавать друг другу подотчетные суммы сотрудники не могут, это не предусмотрено законодательством.
Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой – Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой – Фондовый) оформляете выдачу из кассы.
Обоснование
1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.
Как отразить в учете поступление и выбытие денежных документов
Денежные документы храните в кассе учреждения и учитывайте на счете 201.35 «Денежные документы». К таким документам, в частности, относятся: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и т. д. Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Прием и выдачу денежных документов оформляйте приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведите на отдельных листах кассовой книги также с указанием на них записи «Фондовый» (ф. 0504514). При этом итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируйте по денежным средствам и по денежным документам раздельно.
Аналитический учет операций с денежными документами ведите по их видам в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).
Учет операций по счету ведите в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Такой порядок установлен пунктами 170–172 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России
Как отразить в бухучете приобретение конвертов
Ответ на этот вопрос зависит от того, какие конверты приобретает учреждение – маркированные или немаркированные.
В бухучете маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений учитывайте в составе денежных документов на счете 201.35 «Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Прием и выдачу маркированных конвертов оформляйте приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Совет: чтобы отчитаться об использовании маркированных конвертов, подотчетник вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправляется письмо.
Так как унифицированной формы документа нет, его можно составить в произвольной форме и утвердить в учетной политике учреждения.
Если учреждение приобретает немаркированные конверты, то порядок их отражения в бухучете зависит от цели приобретения.
Немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятий по награждению сотрудников, учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения. Конверты на данном счете учитывайте по стоимости приобретения. Об этом сказано в пунктах 345–346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Немаркированные конверты, приобретенные для текущей деятельности учреждения (кроме конвертов, приобретенных для награждения сотрудников), отражайте в составе материальных запасов на счете 105.06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подробнее.
Расходы на приобретение конвертов оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете расходы нужно распределить по следующим кодам КОСГУ:
Такой порядок следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.
Порядок отражения в бухучете приобретения конвертов зависит от типа учреждения.
В учете казенных учреждений:
Приобретение и выдачу маркированных конвертов отразите проводками:
Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.21.730
– поступили в кассу маркированные конверты (на основании приходного кассового ордера);
Дебет КРБ.1.208.21.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– выданы из кассы маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений (на основании расходного кассового ордера).
Приобретение немаркированных конвертов для награждения сотрудников отразите проводкой:
Дебет КРБ.1.401.20.290 Кредит КРБ.1.302.91.730
– отражена стоимость немаркированных конвертов, приобретенных для проведения мероприятия по награждению сотрудников;
Дебет КРБ.1.302.91.830 Кредит КРБ.1.304.05.290
– оплачены немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников;
Увеличение забалансового счета 07
– отражены за балансом конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников.
Такой порядок установлен пунктами 50, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.35, 208.00, 302.00, 304.05, 401.20, забалансовый счет 07).
2. Из статьи
Учет расчетов с подотчетными лицами
Расчеты учреждения с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Он предназначен для учета расчетов по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых учреждением под отчет.
В учетной политике учреждение вправе устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий).
Аванс под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения (на основании письменного заявления получателя).
В частности, кассир вправе оформить расходный кассовый ордер на подотчетную сумму только на основании заявления от работника.
Приказ руководителя, командировочное удостоверение и другие документы для этого не подходят.
Как правило, деньги выдаются работнику из кассы, но возможен и иной вариант: суммы перечисляются на зарплатную карту работника.
Минфин России и Федеральное казначейство выпустили письмо, которым разрешили госучреждениям перечислять командировочные на зарплатные карты работников (письмо Минфина России, Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).
Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Согласно пункту 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.
То есть подотчетное лицо должно составить авансовый отчет на выданную ранее сумму и только после его принятия можно выдавать аванс на иные нужды казенного учреждения.
Вопрос: Казенное учреждение приобретает почтовые конверты с литерой "А", то есть с марками, нанесенными типографским способом, а не наклеенными. Являются ли данные маркированные конверты денежными документами? Надо ли их приходовать в кассу учреждения? Если являются денежными документами, то каков срок выдачи под отчет данных конвертов? Можно ли их выдавать на срок, например, 1 месяц?
Ответ от 23.04.2015:
Конверты почтовые с литерой "А", то есть, с марками нанесенными типографским способом, являются средством оплаты за услуги почтовой связи, поэтому с полным основанием считаются денежными документами. Их следует приходовать в фондовую кассу по приходному фондовому ордеру, выдавать под отчет по расходному фондовому ордеру.
Дебет счета 1.20135.510 - Кредит счета 1.30221.730 - поступление конвертов в фондовую кассу от поставщика
Дебет счета 1.20135.510 - Кредит счета 1.20821.660 - поступление конвертов в фондовую кассу при приобретении через подотчетное лицо
Дебет счета 1.20821.560 - Кредит счета 1.20135.610 - выдача конвертов сотруднику под отчет
Предельный срок, на который конверты выдаются сотруднику под отчет, может быть установлен распоряжением руководителя, может быть оговорен в учетной политике в разделе, регламентирующем порядок документооборота. Также следует при выдаче конвертов под отчет под роспись уведомлять подотчетного сотрудника о сроке выдачи конвертов (указывать в расходном фондовом ордере срок выдачи), так как подотчетное лицо не обязано знать все распоряжения руководителя и учетную политику.
При определении предельного срока, на который будут выдаваться конверты под отчет, следует исходить из среднедневной потребности в конвертах, а также из имеющихся у сотрудника возможностей обеспечить их сохранность. Если например, у такого сотрудника, нет сейфа (иного защищенного от проникновения хранилища), неразумно выдавать ему конвертов больше, чем необходимо на день работы. Если же у сотрудника, есть возможность для их длительного хранения, следует в учетной политике предусмотреть возможность плановой и внезапной инвентаризации текущего остатка конвертов.
Инструкция , утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н) не определяет, какими первичными документами подотчетное лицо может подтверждать произведенные расходы. Следовательно, необходимо в учетной политике определить, какими первичными документами будет отчитываться сотрудник о расходовании конвертов. Это может быть, например, реестр отправленной корреспонденции. Форма такого первичного документа должна соответствовать требованиям о наличии обязательных реквизитов, приведенном в
Термин «денежные средства» включает в себя средства, находящиеся на счетах учреждения, открытых в кредитных организациях или органах Федерального казначейства (в финансовом органе соответствующего бюджета), а также наличные деньги и денежные документы.
Денежные документы – это документы, приобретенные учреждением, имеющие стоимостную оценку и хранящиеся в учреждении.
Учет денежных документов в бюджетном учете
Для учета денежных документов используется счет 201 35 000 «Денежные документы».
К денежным документам относятся:
- талоны на нефтепродукты;
- пластиковые карты на бензин, дизельное топливо;
- талоны на питание;
- санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников учреждения и членов их семей;
- авиационные и железнодорожные билеты;
- единые проездные билеты;
- проездные билеты на отдельные виды транспорта;
- карты экспресс-оплаты мобильной связи, доступа в Интернет, IP-телефонии междугородных, международных переговоров;
- полученные извещения на почтовые переводы;
- марки (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины и др.);
- маркированные конверты.
- немаркированные конверты и поздравительные почтовые открытки без марок;
- бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
- бланки больничных листов и родовых сертификатов;
- бланки квитанций на прием наличных денежных средств;
- неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха.
К денежным документам не относятся (и в их составе не учитываются):
В учетной политике автономного учреждения должен быть приведен перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.
Поступление и выдача под отчет денежных документов оформляются приходным и расходным кассовым ордером с проставлением на них записи «Фондовый». Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с денежными средствами (п. 170 Инструкции N 157н, п. 86 Инструкции N 174н).
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) отдельно от операций с наличными денежными средствами, а также в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, которые прилагаются к отчетам кассира (абз. 3 п. 170, п. 172 Инструкции N 157н).
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 171 Инструкции N 157н).
Бухгалтерский учет отдельных видов денежных документов
Приобретение учреждением тех или иных денежных документов на основании Приказа Минфина России от 01.07.2013 № 65н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" может отражаться по следующим статьям расходов:
- по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ - приобретение почтовых марок и маркированных конвертов, карт оплаты услуг связи и доступа в Интернет;
- по подстатье 222 "Транспортные услуги" КОСГУ – приобретение авиационных и железнодорожных билетов, единых проездных билетов и на отдельные виды транспорта;
- по подстатье 262 "Пособия по социальной помощи населению" КОСГУ - путевок в санатории, дома отдыха, турбазы;
- по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ - талонов на ГСМ.
Рассмотрим на примерах, какие виды денежных документов могут быть использованы в образовательных учреждениях, а также порядок отражения операций по учету денежных документов в бухгалтерском учете.
Талоны на ГСМ.
Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов. Согласно условиям договора производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Полученные талоны приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона. По мере необходимости талоны выдаются под отчет водителям или специально назначенному сотруднику.
После сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ, полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения.
За счет субсидии на выполнение государственного задания учреждение приобрело 50 талонов номиналом 20 литров каждый. Стоимость 1 л. бензина на момент покупки талонов составила 31 рубль (в т.ч. НДС 4 руб.73 коп.). Подотчетному лицу выдано 2 талона, на которые произведена заправка автомобиля.
Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены следующим образом:
Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов.
Почтовые марки и маркированные конверты учитываются как денежные документы и по мере необходимости выдаются под отчет. Подотчетное лицо должно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход почтовых марок или маркированных конвертов. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи – приложенный к отчету испорченный конверт.
Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов, отразятся следующими бухгалтерскими записями:
Статья актуальна на май 2015 года.
Наталья Смолина
Эксперт-методолог отдела контроля качества услуг и методологии
